Tourenplanung mit Excel: Wo die Grenzen liegen – und was danach kommt
Excel ist das meistgenutzte Tourenplanungs-Werkzeug im Mittelstand. Warum das lange gut geht, wo es kippt und wie der Umstieg auf kartenbasierte Planung aussieht.
Das am weitesten verbreitete Tourenplanungs-Werkzeug im deutschen Mittelstand ist keine Logistiksoftware. Es ist Excel – meist in Kombination mit ausgedruckten Lieferscheinen und dem Kopf eines erfahrenen Disponenten. Das ist keine Schande: Excel ist flexibel, jeder kann es, und es kostet nichts extra. Aber es hat eingebaute Grenzen, die man kennen sollte.
Was Excel gut kann
Ehrlicherweise: Für kleine Verhältnisse funktioniert die Tabelle. Wer mit zwei Fahrzeugen ein überschaubares Gebiet beliefert, dessen Touren sich kaum ändern, braucht nicht zwingend Software mit Karte und Optimierung. Die Probleme beginnen mit dem Wachstum – mehr Lieferscheine, mehr Fahrzeuge, mehr Ausnahmen.
Die vier Grenzen der Excel-Tourenplanung
1. Excel kennt keine Landkarte
Ob zwei Kunden fünf Minuten oder fünfzig Minuten auseinanderliegen, steht in keiner Zelle. Die räumliche Logik – das Herzstück jeder Tourenplanung – existiert nur im Kopf des Disponenten. Die Tabelle verwaltet das Ergebnis, aber sie hilft nicht beim Denken.
2. Die Daten sind Kopien
Die Lieferscheine leben in der Warenwirtschaft, die Planung lebt in Excel. Dazwischen liegt ein Export, ein Ausdruck oder Abtippen – und damit veraltete Stände, vergessene Lieferscheine und Übertragungsfehler. Jede Änderung im ERP macht die Tabelle ein Stück falscher.
3. Die beste Reihenfolge ist Glückssache
Bei vier Stopps findet ein Mensch die gute Reihenfolge selbst. Bei zwölf Stopps gibt es Millionen möglicher Reihenfolgen – da hilft nur noch Erfahrung, und die lässt sich weder belegen noch durchrechnen. Eine Routenoptimierung erledigt das in Sekunden, auf echten Straßen, mit Distanz und Fahrzeit je Abschnitt.
4. Das Wissen hängt an einer Person
Die Excel-Planung funktioniert genau so lange, wie die Person verfügbar ist, die sie im Kopf ergänzt. Urlaub, Krankheit, Renteneintritt – und die Vertretung steht vor einer Adressliste ohne das entscheidende Wissen, was zusammengehört.
Wie der Umstieg aussieht
Der Umstieg auf kartenbasierte Tourenplanung ist kleiner, als viele erwarten – wenn das Werkzeug direkt auf der Warenwirtschaft aufsetzt:
- Keine Datenmigration: Die Lieferscheine bleiben, wo sie sind – im ERP. Eine ERP-integrierte Tourenplanung liest sie automatisch und schreibt fertige Tourenlisten zurück.
- Der Ablauf bleibt derselbe: Morgens offene Lieferscheine anschauen, Touren bilden, Fahrer zuordnen. Nur eben auf einer Karte statt in Zeilen – was zusammenliegt, sieht man.
- Erfahrung bleibt der Chef: Gute Werkzeuge ersetzen den Disponenten nicht, sie nehmen ihm die Mechanik ab. Welche Stopps eine Tour bilden, entscheidet weiter der Mensch – die Reihenfolge rechnet die Software.
Ein realistischer Test dauert keine halbe Stunde: In der Live-Demo von Dispomind lassen sich mit fiktiven Lieferscheinen komplette Touren planen und optimieren – ohne Registrierung, direkt im Browser. Danach weiß man ziemlich genau, was die eigene Excel-Planung täglich kostet.